ホームページを作成・公開しておくことは、現在のビジネスにおいては必須の要素となっています。銀行に融資を相談する際にホームページの有無を確認されるぐらい、あって当たり前のものとなっています。事業内容や経営の想いをしっかり可視化・伝えることができるホームページは、24時365日稼働し続ける営業マンであり、採用担当者として活躍してくれるでしょう。

しかし、特に中小企業においては世の中のホームページの多くは価値を十分に発揮できていません。その理由の一つに、ホームページの制作を外注する経験そのものが少ないことで、制作会社とやり取りがうまくいかず、期待される成果物ができていない、という問題があります。制作予算も十分に無いため、一度作ってしまうと３年～５年はリニューアルも難しく、価値を生めないホームページを仕方なく使い続ける、といったケースが散見されます。

ホームページの作成を外注する際の成功の鍵は、第一にしっかりとした準備と計画にあります。その中心となるのがRFP（提案依頼書）です。RFPは、単に「作ってほしいホームページの概要」を伝える文書以上のもの。それはビジネス目標を明確にし、制作会社との明確なコミュニケーションを図る基本的なフレームワークです。

この記事では、効果的なRFPの作り方から選定基準、よくある失敗例まで、ホームページ制作のRFPに必要な全てを網羅して紹介します。成功するホームページ作成の第一歩、それがRFPの適切な作成です。是非、この記事を参考にしてください。

ホームページ制作のRFP（提案依頼書）の概要は？

RFPは、単に「どんなウェブサイトを作りたいか」を述べるだけでなく、制作会社とのコミュニケーションを円滑にする役割も担っています。また、明確な要求項目と目標値を設定することで、ホームページの制作プロジェクトが予算内・納期内に完成する可能性を高めることができます。しかし、効果的なRFPを作成するには、その方法とポイントを理解する必要があります。

RFP（Request For Proposal）とは？

提案依頼書のことであり、この資料は、ホームページ制作プロジェクトの目的、対応範囲、予算、スケジュールなどを具体的に示し、制作会社に配布して提案書を作成してもらうためのベースとなる資料となります。一般的には、ホームページ制作に限らず、外部専門家や専門企業にサービスを依頼する際に用いられます。

なぜRFPが必要？

RFPは、ホームページの制作を発注する側と、受託する制作会社が、明確に前提となる情報や要望の認識を共有し、ゴールに向けて効率的に制作を進めるための最初の情報提供資料となります。

制作会社は、RFPの内容を分析・検討し、企画提案書を作成します。企画提案書においては、具体的な制作の仕方やシステム構成、デザインのラフイメージ、両者の役割分担と責任範囲、サービス品質の担保、WBSなどを記載します。制作会社に対して適切に情報をインプットできなければ、当然、制作後に納品される成果物も期待に届かないものになってしまいます。

RFPとRFQ、RFIの違い

RFPとよく似た文書に、RFQ（Request for Quotation, 見積もり依頼）やRFI（Request for Information, 情報提供依頼）があります。これらはすべて似たような目的で用いられますが、それぞれ違いがあります。

• RFQ：主に価格や納期に関する具体的な情報を求める文書
• RFI：一般的な情報や企業の能力を確認するための文書

RFPを作成するときの流れとポイント

RFP作成前の準備

成果を生むためのホームページの制作に繋がるRFPを作成するためには、作成前の準備が重要です。まずは、以下のポイントで、ホームページ作成プロジェクトについて検討しましょう。

1. ホームページの役割と期待するゴールの明確化
   新しいホームページを制作する理由や、改良・リニューアルを考える理由を明確にします。ホームページにどのような役割を期待するか、によって、効果測定のための指標が変わってきます。例えば資料ダウンロードをしてもらうことが目標である、や、会社・サービスのブランディングをすること、など、ホームページの役割によって制作する方針も変わります。
2. 制作予算の設定
   ホームページの制作を外注委託する際には、大枠の予算感を社内で合意しておきましょう。ホームページ制作費用は、どのようなものを作るか、どのような相手に発注するかによって、その費用は千差万別です。目安となる予算を事前に定めておくことが重要です。
3. 制作会社に求めることの分析
   制作会社やフリーランスなどが発注候補となりますが、各事業者それぞれ特徴や強みがあります。どのようなサイトを制作したいか、クオリティやコスト、納期スケジュール等、何を重視するかによって、マッチする制作会社も変わってくるため、事前に検討しておきましょう。

ホームページの制作におけるRFPの基本的な記載項目

ホームページ作成におけるRFPでは、以下のような記載項目（章立て）で作成するといいでしょう。

• 自社（発注側）の概要
• プロジェクトの目的と背景、概要
• 現状分析と課題
• 制作プロジェクトの概要
  • 制作物一覧
  • 完成・検収要件
  • 予算とスケジュール
• 要件について
  • 現行サイトのシステム構成
  • サイトが持つ機能一覧、新規追加機能一覧
  • 期待する表示速度やアクセス数、コンバージョンなど
  • 通販機能や予約機能などがある場合はその概要
  • 体制と分担
• 提案方法について
  • 提案書受領後のスケジュール
  • 企画提案会の概要
  • 評価基準
  • 契約について

ホームページのRFPにおいては、上記の項目を網羅する内容とするのが推奨されます。発注者に依頼する際は、ぜひ、依頼のための事前情報をしっかり検討して、期待する提案が出てくるように準備をしてくださいね。