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テレワークの動向とポイントについて

新型コロナウイルス感染防止対策により幾度となく緊急事態宣言、まん延防止対策により企業の働き方はドラスティックに変化しています。

特に東京都を中心とした都市部ではテレワーク(リモートワーク)の推進・普及が一気に広がりました。

東京都を対象とした調査では、緊急事態宣言発令前の2020年3月では普及率が24%だったところ、2021年2月末では58.7%まで上がりました。

出典:テレワーク導入率調査結果をお知らせします!(第1737報)緊急事態措置期間中の2月後半の調査結果|東京都産業労働局

かなり普及が進んだテレワークですが、作業環境をいかに整えるかがキーポイントとなります。今回はその中でもICT環境について触れていきたいと思います。

テレワークの導入に当たってのポイントとは?

テレワークができるICT環境の整備

一言でICTといっても、主に3つのカテゴリーに分かれます。

・マネジメントツール

具体的には、勤怠管理・業務管理など適正な状態を保つことを目的としたツールです。

・セキュリティツール

情報の取り扱いや安全にアクセスするための管理ツールです。

・コミュニケーションツール

グループチャットやオンライン会議システムなど、社内外とコミュニケーションを取ることに重きをおいたツールです。

テレワークツールを活用するポイント

ただツールを導入するだけでは運用しきれないケースも多々あります。

実際の体験談も踏まえつつ、各ツールのポイントをお伝えします。

・マネジメントツール

直接場に居合わせないため、それぞれの情報を可視化する。

勤怠などのツールに関してはクラウドを活用していました。

出社してタイムカードを打刻でなく、オンライン上でログインすることで、勤怠情報を入力することができます。

合わせて給与計算とも連動するため、事前に設定した内容を元に自動計算をしてくれるため、労務管理を自社でやっている場合は合わせて導入をお勧めします。

タスク管理ツールでは「Trello」というアプリで管理していました。

カードを作成してタスクを自由に動かすことができます。

業務フローごとにカートというカテゴリーを設定することもできますが、メンバーごとにカートを作成し、今誰が頭の中で何をしないといけないか、というのを可視化するにようしていました。

・セキュリティツール

ファイルの共有については、昨今では「Dropbox」「OneDrive」「Googleドライブ」等のクラウドを活用されているケースも増えています。

ビジネス版の場合、セキュリティなどの安全性も確保されつつありますが、業種によってはVPN接続やリモートデスクトップなどの機能を活用されているケースもあります。

・コミュニケーションツール

「チャットツールを導入した」というケースも多いかと思います。

テレワークの場合、同じ場所に居合わせないため、お互いの情報を適切に共有する必要があります。

お金をかければ解決する問題でもないため、実際に運用が始まると、企業風土が反映されるイメージです。

テキストでのやりとりは顔を合わさない分、相手に伝わるように文章を送る必要があります。
一回で伝わらない場合、何度もやり取りを往復することになるため、負荷がかかります。

特に最近はLINEなどで短文でやりとりすることも多いので、5W1Hなどを明確にした文章を意識した方がコミュニケーションエラーは少なくなります。

逆に雑談などはつぶやきやすいようにこまめに発信するなども大切です。

企業の雰囲気によって、オリジナルのスタンプや絵文字を使うのも効果的です。


ワクチン接種が進み、通常通りの人の流れになりつつありますが、以前テレワークを続けるという企業もあるかと思います。

当初より多彩なツールも出てきていますので、システム導入等で迷った方はぜひお気軽にお問い合せください。

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