組織・人事

マニュアル作成とデザインの考え方

よく新しい仕事に従事する際に、「マニュアルを読んでおいて」と言われないでしょうか?

日々の業務を進める上でマニュアルを活用することも少なくありません。

今回はマニュアル作成を中心としたデザインについて触れていきます。

そもそも、マニュアルとは?

当たり前のように「マニュアル」と言う言葉を聞きますが、手順書などとの違いを理解していますでしょうか?

そもそもの概念は「複数の作業と判断が組み合わさったものであり、業務を体系的かつ包括的にまとめたもの」となります。

さらに細かく記載したものが手順書です。

マニュアル作成する上で、デザインの5つのポイント

1 デザインはシンプルに

綺麗なマニュアルを作ろうと思った際にデザインを凝るのは禁物です。

マニュアルの目的としては「分かりやすく伝える」と言う部分があります。

マニュアルの読み手も業務初心者を想定すると、あまりに凝ったデザインで読みやすさが失われると、読むモチベーションダウンにも繋がります。

2 文字のサイズ、フォントを揃える、3色以上は使わない

文字のサイズ、フォントは統一感を出す上でも重要です。

また、大事な部分だからといって色を変えすぎるのも、返って伝わりにくくなるため、ポイントを絞って使う方が読みやすくなります。

よく、資料作成で下記のように色分けする方法もよく紹介されていますので、参考にしてみてください。

黒→通常の文章

赤→ネガティブな印象を持つ文章

青→ポジティブな印象を持つ文章

3 視線の流れを考えたレイアウトを意識する

通常、読み手は内容に関しての予備知識がない状況でマニュアルを読むことが多いかと思います。

その上で、読みやすさを考えたレイアウトはマニュアルを活用する上でも重要といえます。

4 写真や図・表を活用する

実際の写真や図・表の活用は業務を遂行する上でも直感的に理解することができるため、非常に有効的です。

また、文章では伝えにくい部分も表現することができるため、効果的に入れることをおすすめします。

しかし、凝ったデザイン同様、複雑な写真や図を詰め込みすぎても見辛さに繋がるため、1枚に多くて2〜3枚程度の使用が見やすいといえます。

5 目次を作り、体系的に項目を表記する

実際の業務では辞書のようにマニュアルを確認することが多いため、必要な項目とページを目次で書いておくと効果的です。

しばらく立って一部分のみ見返したい、という時にも便利です。

マニュアルは随時改訂はしつつも、多くのメンバーが読むものです。

形式的に残していくことは企業の人材育成にとっても重要や役割を担っています。

上記の点を抑えつつ、読み手重視で分かりやすく作ることをオススメします。

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